用五個為什麼找出問題發生的真因
TOYOTA最讓人經經樂道的應該就是「精實管理」這個作法了,精實管理開宗明義的告訴我們要杜絕浪費,而會有這些許多管理的方法出來都是因為我們想要「找出問題、避免問題」的發生。
TOYOTA建議我們,當我們在遇到問題時,應該要問題拆解細分在各個迎面擊破,這樣問題自然迎刃而解。
但要怎麼拆解怎麼做呢?
問題的本質
發生問題時不用忙著想要解決問題,應該多去問為什麼 (但遇到緊急重要的事情可千萬不要這樣做,否則可能會有生命危險),找出問題原因來根治才是解決問題的根本,否則解決眼前問題後仍是會不斷的發生。
而當沒有問題時,也應該善用制訂目標的方式來構思現有的作業有何問題,記住,事情永遠都會有進步的空間,所謂沒有問題才是最大的問題。
TOYOTA內部有一個「發現問題卡」的紀錄,看了一下我還滿喜歡這個東西的,我們生活中有很多問題不斷的發生,但這些問題可能不是重要、急迫的事情,但若我們沒辦法隨時記下的話,隨著時間的流逝我們通常都會忘記這些問題,若是有一個可以記錄且集中的方式,這樣大家未來在解決問題的項目上就會有一個參考的依據,也可以讓大家彼此之間有一定的共識。
工作流程
每個企業、組織都有自己的一套管理方針,但鮮少會有針對問題發生的作業流程。雖然我們知道問題發生原因可能會有千百種,而在TOYOTA裡面針對這樣的狀況區分為「發生型」和「設定型」兩種作業方式。
所謂的「發生型」就是當問題發生時,大家停下手邊工作一同集思廣益來解決問題,這通常都是屬於日常作業面的問題;而「設定型」則是目前已經達成既定目標(或是在目標的設定下達成),但未來可能會發生的問題為何?
請注意,有計畫的定時規劃目標,會簡化很多不必要的風險。
問題拆解
前面說到遇到問題時千萬別急著解決問題,本書建議我們可以從「人、事、時、物」這四個方向來思考拆解,問題拆解有很多種工具或是方法來輔助我們,例如說「魚骨圖」、「心智圖」都是很好的工具。但不管用什麼方式,切記拆解問題時千萬不要邊拆解邊想解決問題,如此一來很可能會把自己給框架住了。
立即行動
計畫在多在完整不如立即行動,失敗了也不沒關係。注意解決問題的根本是在於避免問題的再度發生,而不是解決設定的目標而已。若不斷的嘗試仍未達成目標時也不要死命的繼續執行,應當回過頭來重新檢視分析。
我的感想
從書中可以看出TOYOTA真的是一個很強調思考跟解決問題的企業,他們不會滿足於現況,總是會想的更多更遠。目標是要明確要有數字的且還要有日期,這樣執行的人才會有壓力也知道自己的範圍跟目標,沒有明確的目標是永遠沒有落實管理的。
另外問題記錄卡真的是一個滿有意思的東西,雖然我自己落實滿久這樣的作業了,但是用這個字眼來形容感覺就是不一樣 XD
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